• 6 wichtige Orga-Tipps für Ihr Büro

    In einem uns befreundeten Blog (Christliches Zeitmanagement) wurde in den vergangenen Wochen zu einer Blogparade Thema „Wie organisierst Du Dich eigentlich?“ aufgerufen. Wir fanden die Idee interessant und wollten auch unseren Beitrag dazu leisten :) Diesmal aus der Sicht eines Büros.

    Im Urspungs-Blog wurden zu dem Thema auch 8 Fragen an die Teilnehmer gestellt, so dass Erfahrungen gut und einheitlich gesammelt werden können.

    1. Wie organisiert du deine tägliche Arbeit?
    2. Wie führst du deinen Kalender?
    3. Wie verwaltest du deine Aufgaben?
    4. Für welche Tätigkeiten nutzt du den Computer, wann Papier?
    5. Wie organisiert du deine Freizeit?
    6. Wie gehst du mit `“Aufschieberitis“ um?
    7. Was ist deiner Meinung nach der größte Vorteil an deiner Arbeitsform?
    8. Welche App oder welchen Bürogegenstand empfiehlst du unseren Lesern am meisten?

    Wir haben daraus unsere 6 wichtigsten Tipps für das Büro-Leben gesammelt. Wir erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit UND wir geben auch zu bedenken, dass nicht alles für jedes Unternehmen funktioniert. Darum konzentrieren wir uns hier auch auf allgemein gültige Tipps, die Branchen- und Unternehmensunabhängig sind.

    1. Tipp die tägliche Arbeit organisieren: Individuelle Lösungen sollten Büro gültigen Arbeitsorganisation untergeordnet sein

    Das hört sich banal an, ist aber einer der besten Tipps, die man bekommen kann. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollte man ab start eine gewisse Arbeitsorganisation festlegen. Der Vorteil: Jeder kann die Arbeit eines anderen einschätzen, verstehen und im besten Fall sogar vertreten.

    Das geht aber nur, wenn Arbeitsorganisation diktiert wird. Hört sich streng an und geht so gegen jede „wir sind alle so frei“ Firmenphilosophie des aktuellen Trends.

    Wie machen es die großen?

    Bei Google gibt es beispielsweise die 20% Regel (oder gab, das haben wir nicht geprüft). 20% der Arbeitszeit können sich die Mitarbeiter selbst einteilen. Das bedeutet: An Work-Shops teilnehmen, eigene Projekte realisieren und eigene Ideen umsetzen. Je freier ein Mitarbeiter dort sein kann, desto produktiver wird er werden.

    Was sollte nun Vorgaben unterliegen?

    Das lässt sich ganz klar in einer Liste darstellen:

    • Ablagesysteme auf Servern und in Papierform
    • Der Umgang mit Telefonnotizen
    • Handhabung im Bereich des öffentlichen Auftritts (ob Firmenmesse, Social Media oder Kunden-Telefonat)
    • Und ganz wichtig: Die Weitergabe von Auftgaben

    Was sollte jeder frei handhaben dürfen?

    Die persönliche Priorisierung und die Abarbeitung von Aufgaben sollte jeder Mitarbeiter / Kollege selbst entscheiden. Denn wie die Blogparade zeigt, arbeitet eben jeder nicht gern mit Papier oder Online-Tools.

    2. Tipp Kalender Nutzung: Zwei Kalender für alle

    Die zweite Frage richtet sich an unsere Kalender-Nutzung. Lieber Papier oder online? Wir müssen sagen, aus der Erfahrung haben sich zwei Kalender bewehrt, nämlich einen im Büro aus Papier an der Wand und einen online Kalender für alle!

    Warum dieser Aufwand? Nun online Kalender haben die Vorteile, die schon in den anderen Beiträgen klar auf der Hand lagen. Online kommt man eben von über all an den Kalender. Hier wird eingetragen, wann welcher Mitarbeiter Urlaub hat, krank ist oder welche Termine wahrgenommen werden. Es ist so schnell überschaubar, wann ein Kollege da ist, wo Engpässe sind und was organisiert werden muss.
    Dafür empfehlen wir entweder ein Projekt-Planungstool mit Kalenderfunktion, Google oder aber ein Tool für Ihre Webseite. Wir selbst nutzen ein plug-in für WordPress und haben so eine interne Seite mit einem Kalender.

    Ein Papierkalender hängt eigentlich in jedem Büro. Entweder einer nur mit Tagen oder aber ein Kalender mit Eintragungsmöglichkeiten. Letzteres wird ebenfalls zur Organisation genutzt und ist das Duplikat des Online Kalenders (oder umgekehrt).

    Warum auch offline? Weil es einfacher ist, mit Kollegen vor einer Wand zu stehen als auf einen Bildschirm zu glotzen. Für Planungen vor Ort ist so ein Wandkalender eben noch sinnvoll.

    Ob Mitarbeiter und Kollegen übrigens einen eigenen Kalender verknüpfen, um auch private Termine mit abstimmen zu können, dass ist Bereichs abhängig. Ein Außendienstler oder ein Mitarbeiter im Home Office wird dankbar sein, wenn man ihm eine Verknüpfung gewehrt.

    3. Tipp Aufgaben verwalten: Lieber alles schriftlich geben

    Aufgaben verteilen und verwalten – in den meisten Unternehmen scheitert es genau an diesem Punkt. Auch hier empfehlen wir: Machen Sie Vorgaben! Wenige, dafür aber klare Regeln helfen, die Übersicht zu wahren.

    Regeln wie:

    – Aufgaben werden schriftlich festgehalten / weitergeleitet (mündliches wird zu schnell vergessen)
    – Per Mail / Software ist immer besser als Zettel (letzteres verliert man)
    – Jeder darf seine Aufgaben selbst organisieren, solange für alle sichtbar irgendwo festgehalten wird, was gemacht werden muss (Projekt-Tools oder To-Do Listen)
    – Bei Abwesenheit werden Aufgaben an mindestens eine Person weitergegeben
    – Erledigte Aufgaben werden kommentiert (es gibt nichts schlimmeres, als wenn man auf die Erledigung einer Aufgabe wartet und sie ist schon längst getan)

    Die Aufgaben-Verwaltung sehen viele übrigens als Nebensache an. Wird schon irgendwie gehen. Gerade kleine Unternehmen nehmen es hier nicht genau. Aber stellen Sie sich die Frage, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, wie schnell fände dieser sich zu Recht?

    4. Tipp Tätigkeiten am Computer wann das Papier: Papier im Office vermeiden

    Ehrlich gesagt, versuchen wir ebenfalls das meiste Papier zu vermeiden. Zettel haben oft keine Absender. Telefon-Notizen sind unvollständig. Aufgaben werden mal eben per Haftnotiz weitergegeben. Das sind alles Momente, in denen die Arbeitskraft verloren geht, wenn man mal wieder den Absender eines Zettels auf dem Schreibtisch suchen muss. Sie kennen das sicher?!
    Nutzen Sie Online Tools so oft es geht, so bleiben Sie flexibel! Ihre Mitarbeiter sitzen vermutlich eh die meiste Zeit am Rechner. Praktische Berufe mal ausgenommen – aber selbst hier kenne ich mittlerweile Handwerksbetriebe, die Tablets und Apps nutzen!

    5. Tipp Aufschieberitis: Deadlines setzen!

    Eigentlich geht der Trend wirklich dazu über, dass Mitarbeiter entscheiden können, wann sie etwas tun. Doch häufig führt es dazu, dass unangenehme Aufgaben nicht zeitnah erledigt werden. Geben Sie Mitarbeitern Hilfestellungen und machen Sie klar, dass solche Aufgaben als erstes erledigt werden sollten. Wie Benjamin im Leit-Artikel sagt, morgens erledigt und eine Last fällt von den Schultern. Und wenn Sie die Möglichkeit haben: Versuchen Sie mal, ob Mitarbeiter unangenehme Aufgaben selbständig umverteilen können. Denn was für den einen eine Qual ist, ist dem anderen vielleicht eine Freude? Na gut, eine Freude vielleicht nicht, aber wenn Mitarbeiter schon frei entscheiden sollen, dann ist hier der richtige Ort.

    6. Tipp Apps und Tools nutzen: Das richtige finden und darauf beharren!

    Es gibt gerade für Unternehmen sehr viele und nützliche Tools. Darüber lohnt es sich einen eigenen Blotpost zu verfassen: Projekt-Management-Tools, to-do Listen-Tools, Kalender, Email Programme, Ticket-Systeme… die Auswahl ist grenzenlos.

    Wir empfehlen: Teuer ist nicht immer besser. Und wenn man sich für ein Tool entscheidet, sollten alle damit klar kommen, gegebenenfalls eine Schulung erhalten und es sollte darauf bestanden werden, dass es genutzt wird. So eine Etablierung einer Arbeitsweise dauert teilweise bis zu 3 Monate. Das sollten Sie einplanen.

     

    So, wir hoffen, unsere 6 Tipps zum Thema Büro-Organisation haben Ihnen etwas weitergeholfen?! Bei Fragen zu dem Thema beraten wir Sie natürlich gern und kommen auch in Ihr Unternehmen! Denn Ablage, Aufgaben und Termine sind die Basis eines guten Unternehmens, lassen Sie diese nicht verwildern! :)